چگونه اهداف یک روند برنامه ریزی کاری را دنبال کنیم؟

هماهنگی با مشتری:

تا این مقطع، تیم اهداف کاری را تعیین و با یک مدیر ارشد مناسب از شرکت مشتری موافقت کرده که این امر به ویژگی های هدف وابسته است.
اکنون به گرد آوردن تیمی نیاز هست که به اهداف اعتبار ببخشد و یک طرح کاری تهیه کند. همیشه یک عامل ناشناخته همراه تمام تصمیمات تجاری وجود دارد. وقتی حفره های موجود در پایگاه اطلاعاتی خود را کشف می کنید، آنها را در طرح پیاده نمایید. در آن صورت وقتی به طرح فعالیت می رسید می توانید یکی از اعضای تیم را مسؤول جمع آوری حقایق گمشده کنید.
یک تیم چه قدر فرصت دارد؟ پاسخ دادن به این پرسش دشوار است. اگر تیم تازه کار و اهداف کاری چنان بزرگ باشند که به زحمتش بیرزد، بدون شک باید دو روز به آنان فرصت بدهید. این زمانی مناسب برای انجام کاری کامل در زمینه ی تجزیه و تحلیل محیطی، تصمیم گیری تیمی در مورد نقاط عطف دخیل در دستیابی به اهداف و موافقت با طرح فعالیت است. همچنین فرصتی کافی برای تهیه ی مقدمات و انجام بررسی مدیریتی، یا از طریق مطلع ساختن مدیریت از طرح یا از طریق کسب موافقت با طرح منابع به شمار می آید.
اگر چه از لحاظ نظری، هر تیم باید تا زمانی که برای تأمین رضایت افرادش از کیفیت کار لازم است به روند کار ادامه دهد، در عمل، اغلب تیم ها به یک هدف زمانی نیاز دارند. موافقت قبلی یک مدیر برای شرکت در جلسهی شرح وظایف به عنوان مثال در ساعت ۳:۴۵ بعدازظهر روز دوم باعث ایجاد تمرکزی گره گشا بر اتفاقات کاری می شود. تیم آگاه است که باید قبل از آن زمان حرف معقولی برای گفتن داشته باشد. جدول زمانی برای حسابرسی یک طرح موجود کوتاه تر، به عنوان مثال یک روز یا حتی به طور معمول تر نصف روز است.

لیست فعالیت های مهم، قبل از شروع برنامه ریزی:

1.  موافقت اعضای تیم و مدیران آنان را در مورد این موضوع جلب کنید که ایشان متعهد به مشارکت در طرح هستند:

   سعی کنید پیشاپیش این کار را به خوبی انجام دهید و توافقات را به صورت کتبی تأیید کنید. برنامه ریزی، نتایج خود را چندی پس از انجام نشان می دهد. شما همیشه خطرهایی پیش رو خواهید داشت، بنابر این بحران هایی که در زمانی کوتاه قابل حل است در روز برنامه ریزی اولویت بالاتری خواهد داشت. تیم برنامه ریزی باید شامل تمام کسانی باشد که در اجرای طرح دخیل اند و مسؤولیت برخی فعالیت ها را به عهده دارند.

2. یک مدیر مناسب را راضی کنید تا زمانی را برای آمدن و شنیدن گزارش طرح مشخص کند:

   مناسب ترین مدیر شخصی است که قدرت موافقت با تمام منابع را دارد. شاید این شخص به سبب تعداد طرح هایی که باید بررسی کند و توافقاتی که ممکن است لازم باشد، در دسترس نباشد. بی تردید برای مدیر نظارت بر برخی منابع درخواستی مفید است.

3.  اسنادی از خلاصه ی کار را برای تمام اعضای تیم ارسال کنید:

   مطمئن شوید که همه از اهداف کار برنامه ریزی و هدف کاری رایجی که فروشنده قصد دارد پیشنهاد کند، آگاه اند. توقعات آنان را از آنچه بازده کار تلقی می شود مشخص کنید. تأکید کنید که این نه تنها یک جلسه ی هم فکری کارشناسی بلکه یک جلسه ی تصمیم گیری است که در آن از حاضران خواسته خواهد شد خود را به انجام فعالیت ها متعهد کنند و مسؤولیت تکمیل آنها را بپذیرند. در گزارش خلاصه ی کار، حداقل اطلاعات لازم را برای این که تیم از فرصت های مشتری آگاه شود و اطلاعاتی گذرا از محصولات و خدمات شرکت شما داشته باشد بگنجانید. این جلسه زمان مناسبی برای پرداختن به جزییات بیشتر، به ویژه در مورد موضوعات فنی نیست، بنابراین آن را کوتاه و ساده کنید.

4. با داده های اطلاعاتی مشتری موافقت کنید:

   طرح های کاری اغلب بدون رجوع به مشتریان تهیه می شوند. در کل، شما قصد دارید وارد مقولات مفصل حرفه ای و شخصی مربوط به خود یا مشتری شوید. اما از دست دادن این فرصت که مشتری را تحت تأثیر حرفه ای بودن روند مورد نظر خود قرار دهید،اجتناب کنید. مشتریان همچنین به این واقعیت علاقه مندند که شما و شرکت شما با جدیت در حال انجام کار هستید. در این مورد ممکن است گواه دیگری از جدیت مشتری برای رسیدن به هدف به دست آورید. مدیران کمی از شرکت های مشتری با میل خود به تأمین کننده اجازه میدهند از نوع مشکلات و هزینه ی اداره ی یک جلسه ی برنامه ریزی مطلع شود، مگر این که تأمین کننده قصد انجام کاری در مورد مشکل یا فرصت مورد نظر را داشته باشد. بنابراین اغلب کارساز است که برای همکاری در طرح از مشتری دعوت شود تا پس از شام یا در طول خود جلسه در مورد موضوع صحبت کند.

5. مکان مناسبی را انتخاب کنید:

   در صورت امکان، با خود ابزارهای لازم را بیاورید تا به عضوی از تیم یا شخصی که به طور ویژه برای این کار آورده اید اجازه دهید در پایان روز اول، اسنادی را تهیه کند. این سند نسخه ای تایپ شده از چیزی است که تیم به شکل جدول آماری تهیه کرده است.

جواد سرائی