راه پیروی از خط مشی:

هر تیم برنامه ریزی به پیروی از برخی خط مشی های کلی مطرح شده در جلسه ی برنامه ریزی نیاز دارد. در جایی که دو یا سه نفر گرد هم می آیند، تفاوت عقاید و تنوع دیدگاه ها و پیش داوری های شخصی و تمام ویژگی های دیگر انسانی به چشم خواهد خورد.
این عوامل کارآیی تیم و وظیفه ی تسهیل کننده را کاهش می دهند و البته خود تیم است که تعدادی مقررات خاص وضع می کند، از جمله:

۱. با جملات کوتاه و ساده اما کامل صحبت ها و اسناد را ثبت کنید

این مورد در تجزیه و تحلیل «قضفت» ثابت شده و چه بسا مهم ترین اصل به شمار آید. اگر با ویژگی هایی خاص صحبت کنیم، خیلی زود موافقت با تعریفی کلی از مطالب اصلی را جلب خواهیم کرد. اما آنچه نیاز داریم، توافق اعضای تیم بر سر معنای واقعی موضوعات اصلی است.

۲. نظر برابر رأی برابر

در یک جلسه ی برنامه ریزی سازنده، رتبه و مقام موضوعیت خود را از دست می دهد. این مهم است که تیم برنامه ریزی اعتقاد نداشته باشد اعضا باید تا زمانی که شخص ارشد نظرش را اعلام نکرده صبر کنند و پس از اعلام نظر او با آن موافقت کنند. خلاقیت واقعی ممکن است از طرف عضوی از تیم بروز کند که جوان ترین فرد و بنابراین کم تجربه ترین فرد است. بنابراین ای مدیران اجرایی و مدیران حساب ها! یک راه مطمئن برای کشتن خلاقیت تیمتان، روشن کردن این موضوع بعد از حدود یک ساعت برنامه ریزی است که تنها طرحی که قرار است قابل قبول باشد طرحی است که قبل از شروع جلسه در سرتان داشته اید. به یاد داشته باشید برای این که تیمی را مجبور به انجام یک طرح فعالیت کنید باید آن را به شرکت در روند برنامه ریزی ترغیب کنید. از این که با لحنی قیم مآبانه به آنان بگویید چه کنند، اجتناب ورزید. اما در انتها تیم باید به یک طرح دست یابد. تفاوت بین نظر برابر و رأي برابر با یک مثال به بهترین شکل نشان داده شده است. در گفتگو درباره ی این که تعطیلات کجا برویم، بچه ها نظری برابر دارند. آنان می توانند بگویند کجا می خواهند بروند اما بدون شک رأیی ندارند. گردن مدیران حساب ها زیر تیغ است، بنابراین در موارد حاد ممکن است برای کسب نتایج رضایت بخش مجبور به استفاده از برخی قاطعیتها شوند. در عمل به ندرت در این زمینه مشکلی به وجود می آید. تیم راضی است که بخشی از روند برنامه ریزی باشد و اعضا اغلب به طور دوستانه به توافق لازم خواهند رسید.

٣. موافقت صد درصد

قانون موافقت صد درصد به قانون قبلی پیوسته است. این یعنی هیچ بخشی از طرح، تا زمانی که تمام اعضای تیم با آن موافقت نکرده اند، قطعی نیست. این موضوع مهم است. در اغلب جلسات برنامه ریزی، راهکار و فعالیت های جدیدی برای تمام اعضای تیم مشخص می شود. در بسیاری از موارد این علاوه بر فعالیت هایی خواهد بود که اعضای تیم شروع به انجام آنها کرده اند، یا با آنها تفاوت خواهد داشت.
اگر قرار است قدرت طرح حفظ و راهکارهای جدید اجرا شود، بسیار مهم است که همه با آن موافقت کنند و جدول زمانی و منابع، درست پیش بینی شده باشند.
اگر این قانون درست اجرا نشود، پی خواهید برد که افراد با بخشی از طرح مخالفت خواهند کرد تنها به این دلیل که در حقیقت هیچ قصدی برای انجام وظیفه خود در قبال آن ندارند.

۴. چیزی را ناگفته نگذارید

پس از موافقت صد درصد، در یک جلسه ی برنامه ریزی موفق تمام موضوعات اصلی پیرامون طرح، مطرح و به بحث گذاشته می شود. در اینجا چند نمونه از موضوعاتی که اغلب ناگفته می مانند آمده است:
• فردی با یک فعالیت موافقت می کند، اما اعضای تیم باور ندارند که او اطلاعات یا مهارت های لازم برای انجام آن را دارد.
• یک فعالیت لازم در حوزه ی فعالیت شخص دیگری است و ما این مطلب را که چگونه آن فرد را از موضوع طرح آگاه سازیم، ناگفته می گذاریم.
• با فعالیتی موافقت می شود که به موافقت مدیران بالاتر وابسته است و هیچ طرحی برای کسب این موافقت آماده نشده است.
• با فعالیتی موافقت می شود که به نقش مشتری وابسته است و هیچ طرحی برای تضمین این که مشتری می تواند این نقش را ایفا کند وجود ندارد. .

۵. قبل از صحبت فکر کنید.

براین مورد زیاد اصرار نداشته باشید، زیرا گاهی افراد در حالی درباره ی یک طرح پیشنهادی فکر می کنند که در حال بیان کردن آن هستند. اما این، اصلی مفید است که قبل از شروع جلسه ی برنامه ریزی باید با آن موافقت شود تا بتوانیم از آن برای ساکت کردن کسی که بیشتر اوقات پرت و پلا می گوید استفاده کنیم.
تسهیل کننده، این قوانین را برای تیم وضع می کند و تا زمانی که اعضا از این قوانین پیروی کنند، جلسه ی برنامه ریزی می تواند به خوبی پیش برود.

 

جواد سرائی